Data entry clerk là gì? Công việc của nhân viên nhập liệu?

Data entry cleck là thành viên của đội ngũ nhân viên sử dụng để nhập hoặc update tài liệu vào mạng lưới hệ thống máy tính. Công việc của nhân viên nhập liệu được xác lập như thế nào ? Lưu ý ?

Hiện nay, với sự tăng trưởng của công nghệ thông tin, việc sử dụng những mạng lưới hệ thống cơ sở tài liệu để nhập liệu ngày càng trở nên phổ cập và do đó cần phải có sự góp mặt của nhân viên nhập liệu. Đây cũng là một trong những ngành nghề có sức cạnh tranh đối đầu khá nhiều.

1. Data entry cleck là gì?

– Data entry cleck( nhân viên nhập liệu) là thành viên của đội ngũ nhân viên sử dụng để nhập hoặc cập nhật dữ liệu vào hệ thống máy tính. Dữ liệu thường được nhập vào máy tính từ tài liệu giấy bằng bàn phím. Bàn phím được sử dụng thường có thể có các phím đặc biệt và nhiều màu sắc để giúp thực hiện tác vụ và tăng tốc công việc.

– Với sự tiên tiến và phát triển của công nghệ tiên tiến, nhiều nhân viên nhập tài liệu không còn thao tác với những tài liệu viết tay. Thay vào đó, những tài liệu được quét lần tiên phong bằng mạng lưới hệ thống OCR / OMR tích hợp ( nhận dạng ký tự quang học và nhận dạng dấu quang học, ) nỗ lực đọc tài liệu và giải quyết và xử lý tài liệu điện tử. Độ đúng chuẩn của OCR rất khác nhau dựa trên chất lượng của tài liệu gốc cũng như hình ảnh được quét ; do đó nhu yếu liên tục so với nhân viên nhập tài liệu. Mặc dù công nghệ OCR liên tục được tăng trưởng, nhiều tác vụ vẫn nhu yếu nhân viên nhập tài liệu xem xét tác dụng sau đó để kiểm tra tính đúng mực của tài liệu và nhập bằng tay thủ công bất kể thông tin nào bị thiếu hoặc không đúng mực. Công việc thường yên cầu kỹ năng và kiến thức thấp, vì thế những nhân viên kỳ cựu thường được thuê trong thời điểm tạm thời sau khi triển khai xong một cuộc tìm hiểu hoặc tìm hiểu dân số lớn. Tuy nhiên, hầu hết những công ty giải quyết và xử lý lượng lớn tài liệu tiếp tục sẽ giàn trải những hợp đồng và khối lượng việc làm trong năm và sẽ thuê bán thời hạn. – Vai trò của nhân viên nhập tài liệu thao tác với những tài liệu viết tay vật lý đang giảm dần ở những nước tăng trưởng, do tại nhân viên trong một công ty tiếp tục nhập tài liệu của chính họ, như tài liệu được tích lũy lúc bấy giờ, thay vì nhờ một nhân viên khác làm trách nhiệm này. Ví dụ về điều này là một nhân viên điều hành quản lý thao tác trong TT cuộc gọi hoặc nhân viên thu ngân trong một shop. Ngân sách chi tiêu là một nguyên do khác cho sự sụt giảm. Việc nhập tài liệu yên cầu nhiều lao động so với những lô lớn và do đó, tốn kém, thế cho nên những công ty lớn đôi khi sẽ thuê ngoài việc làm, ở địa phương hoặc đến những nước quốc tế thứ ba, nơi không thiếu lao động đại trà phổ thông rẻ hơn.

2. Công việc của nhân viên nhập liệu được xác định như thế nào? Lưu ý?

– Nhân viên nhập tài liệu chịu nghĩa vụ và trách nhiệm update và duy trì thông tin được lưu giữ trên mạng lưới hệ thống máy tính và trách nhiệm chính của họ là thêm tài liệu mới vào mạng lưới hệ thống một cách nhanh gọn và hiệu suất cao, để lan rộng ra bất kể cơ sở tài liệu nhất định nào. Nhân viên nhập tài liệu chịu nghĩa vụ và trách nhiệm nhập một khối lượng lớn tài liệu từ nhiều nguồn vào cơ sở tài liệu, bảo vệ rằng toàn bộ tài liệu thiết yếu đều được nhập và duy trì. Ngoài ra, thư ký nhập liệu phải xác định và chỉnh sửa tài liệu khi thiết yếu. Ngoài trách nhiệm chính là nhập tài liệu, nhiều nhân viên nhập tài liệu còn thực thi những trách nhiệm văn phòng chung khác như quét tài liệu và vấn đáp điện thoại thông minh. Nhân viên nhập tài liệu phải có bằng tốt nghiệp trung học hoặc bằng giáo dục phổ thông ( GED ). Phần lớn những khóa huấn luyện và đào tạo cho nhân viên nhập tài liệu diễn ra tại chỗ. Ngoài ra, họ phải am hiểu máy tính, có mắt nhìn cụ thể và có kiến thức và kỹ năng đánh máy nhanh. – Ví dụ về mạng lưới hệ thống này thường được sử dụng để lập hồ sơnhu yếubảo hiểm y tế, ví dụ điển hình như so vớiMedicaidởHoa Kỳ. Trong nhiều mạng lưới hệ thống, những biểu mẫu viết tay tiên phong được quét thành hình ảnh kỹ thuật số ( JPEG, png, bitmap, v.v. ). Các tệp này sau đó được giải quyết và xử lý bởi mạng lưới hệ thống nhận dạng ký tự quang học, trong đó nhiều trường được triển khai xong bởi máy quét quang học được vi tính hóa. Khiứng dụng OCRcó độ đáng tin cậy thấp trong một trường tài liệu, nó sẽ được gắn cờ để xem xét – không phải hàng loạt bản ghi mà chỉ là trường đơn lẻ. Sau đó, nhân viên nhập tài liệu sẽ xem xét bằng tay thủ công tài liệu đã được OCR nhập, sửa nó nếu cần và điền vào bất kỳ dữ liệu nào bị thiếubằng cách đồng thời xem hình ảnh trên màn hình hiển thị .– Tính chính xác của hồ sơ cá nhân, cũng như thông tin thanh toán hoặc tài chính, thường rất quan trọng đối với công chúng cũng như nhà cung cấp dịch vụ chăm sóc sức khỏe. Thông tin nhạy cảm hoặc quan trọng như thông tin này thường được kiểm tra nhiều lần, bởi cả nhân viên và máy móc, trước khi được chấp nhận.– Tính đúng mực của hồ sơ cá thể, cũng như thông tin thanh toán giao dịch hoặc kinh tế tài chính, thường rất quan trọng so với công chúng cũng như nhà sản xuất dịch vụ chăm nom sức khỏe thể chất. Thông tin nhạy cảm hoặc quan trọng như thông tin này thường được kiểm tra nhiều lần, bởi cả nhân viên và máy móc, trước khi được gật đầu .– Trách nhiệm của nhân viên nhập tài liệu gồm có : + Chuyển tài liệu từ những định dạng giấy sang những tệp máy tính hoặc mạng lưới hệ thống cơ sở tài liệu + Nhập dữ liệu được cung ứng trực tiếp từ người mua + Tạo bảng tính với số lượng lớn những số liệu mà không mắc lỗi
+ Duy trì cơ sở tài liệu bằng cách nhập thông tin thông tin tài khoản và người mua mới và update. + Chuẩn bị tài liệu nguồn để nhập vào máy tính bằng cách biên dịch và sắp xếp thông tin. + Thiết lập những ưu tiên nguồn vào.

+ Xử lý tài liệu khách hàng và nguồn tài khoản bằng cách xem xét dữ liệu xem có thiếu sót không.

+ Giải quyết những khiếm khuyết bằng cách sử dụng những tiến trình chuẩn hoặc trả lại những tài liệu không khá đầy đủ cho trưởng nhóm để xử lý. + Nhập dữ liệu người mua và thông tin tài khoản bằng cách nhập thông tin chữ và số trên bàn phím hoặc máy quét quang học theo định dạng màn hình hiển thị. + Duy trì những nhu yếu nhập tài liệu bằng cách tuân theo những kỹ thuật và thủ tục của chương trình tài liệu. + Xác minh tài liệu thông tin tài khoản và người mua đã nhập bằng cách xem xét, chỉnh sửa, xóa hoặc nhập lại tài liệu .
+ Kết hợp tài liệu từ cả hai mạng lưới hệ thống khi thông tin thông tin tài khoản không vừa đủ. + Dọn dẹp những tệp để vô hiệu trùng lặp tài liệu. + Kiểm tra những biến hóa và tăng cấp mạng lưới hệ thống thông tin tài khoản và người mua bằng cách nhập tài liệu mới. + Bảo mật thông tin bằng cách triển khai xong sao lưu cơ sở tài liệu. + Duy trì hoạt động giải trí bằng cách tuân theo những chủ trương và thủ tục và báo cáo giải trình những đổi khác thiết yếu. + Duy trì niềm tin của người mua và bảo vệ hoạt động giải trí bằng cách giữ bí hiểm thông tin. + Đóng góp vào nỗ lực của nhóm bằng cách triển khai xong những hiệu quả tương quan khi thiết yếu + Lấy tài liệu từ cơ sở tài liệu hoặc những tệp điện tử theo nhu yếu
+ Thực hiện sao lưu liên tục để bảo vệ tài liệu được bảo toàn + Sắp xếp, tổ chức triển khai những thủ tục sách vở sau khi nhập liệu để bảo vệ không bị thất lạc – Yêu cầu so với nhân viên nhập liệu : + Kinh nghiệm đã được chứng tỏ với tư cách là nhân viên nhập tài liệu + Kỹ năng đánh máy nhanh ; Kiến thức về mạng lưới hệ thống gõ cảm ứng rất được ưu tiên + Kiến thức tuyệt vời về những công cụ giải quyết và xử lý văn bản và bảng tính ( MS Office Word, Excel, v.v. ) + Kiến thức thao tác về thiết bị văn phòng và phần cứng máy tính và thiết bị ngoại vi + Hiểu biết cơ bản về cơ sở tài liệu
+ Thông thạo tiếng Anh cả nói và viết và những kỹ năng và kiến thức dịch vụ người mua + Chú ý đến từng chi tiết cụ thể + Trình độ trung học phổ thông hoặc tương tự

– Theo đó, đối với nhân viên nhập liệu thì độ chính xác là yêu cầu cao nhất.  Giữ tập trung và tốc độ cũng cần thiết. 

– Ngoài ra, so với việc làm như một nhân viên nhập tài liệu, một người phải có kỹ năng và kiến thức toán học và tiếng Anh thành thạo. Nhân viên sẽ cần phải rất quen thuộc với ứng dụng văn phòng như bộ giải quyết và xử lý văn bản, cơ sở tài liệu và bảng tính. Một người phải có sự nhạy bén, tập trung chuyên sâu và kỹ năng và kiến thức ship hàng người mua tuyệt vời. Học vấn cao hơn bằng tốt nghiệp trung học thường không được nhu yếu, nhưng một số ít công ty nhu yếu bằng cử nhân. Các công ty cũng kỳ vọng người lao động sẽ có một năm kinh nghiệm tay nghề trong nghành tương quan. – Ngoài ra còn có nhu yếu là hoàn toàn có thể lấy những mạng lưới hệ thống giấy và quy đổi chúng thành những định dạng kỹ thuật số để chúng hoàn toàn có thể được dữ gìn và bảo vệ theo cách ít tốn dung tích hơn và sẽ lê dài thời hạn. Nhân viên nhập liệu sẽ phải nhập cả tài liệu văn bản và tài liệu số vào bảng tính và cơ sở tài liệu, sử dụng cả gói ứng dụng tiêu chuẩn và riêng để đạt được những tiềm năng của tổ chức triển khai đơn cử .

– Đối với một công ty gửi thư, nhân viên nhập tài liệu hoàn toàn có thể được nhu yếu nhập số tham chiếu cho những mục thư không đến được nơi gửi thư, để hoàn toàn có thể xóa những địa chỉ tương quan khỏi cơ sở tài liệu được sử dụng để gửi thư đi. Nếu công ty đang biên soạn một cơ sở tài liệu từ những địa chỉ được viết tay trên một bảng câu hỏi, thì người nhập những địa chỉ đó vào cơ sở tài liệu sẽ là một nhân viên nhập tài liệu. Trong một văn phòng tiền mặt, một nhân viên nhập tài liệu hoàn toàn có thể được nhu yếu để nhập những ngân sách vào cơ sở tài liệu bằng cách sử dụng mã số.

Source: https://thaiphuongthuy.com
Category : Blog

Related Posts

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai.