Ma trận Eisenhower là gì?
“ Tôi có hai loại yếu tố, khẩn cấp và quan trọng. Điều khẩn cấp không quan trọng, và điều quan trọng không khẩn cấp ”. Ma trận quản lý thời gian Eisenhower, thường được gọi ngắn gọn là Ma trận Eisenhower – hay ma trận khẩn cấp quan trọng – đặc biệt quan trọng hữu dụng khi ta cần đưa ra quyết định hành động cho một hành vi. Nó giúp ta học cách phân biệt trách nhiệm nào là quan trọng và trách nhiệm nào là khẩn cấp. Buộc ta phải tự đặt ra câu hỏi liệu trách nhiệm đó có thật sự thiết yếu hay không ? Được phát minh sáng tạo và đặt tên theo vị tổng thống thứ 34 của Hoa Kỳ : Dwight D. Eisenhower, dựa trên hai đặc tính : tính quan trọng và tính khẩn cấp. Ma trận Eisenhower không phải là một kế hoạch hoàn hảo nhất, nhưng là một công cụ giúp tăng hiệu suất cao việc làm và vô hiệu những hoạt động giải trí gây tiêu tốn lãng phí thời gian và không giúp tất cả chúng ta hoàn thành xong tiềm năng của mình.
Cách áp dụng ma trận Eisenhower
Áp dụng chiến lược của Eisenhower thực ra rất đơn giản. Hãy liệt kê những nhiệm vụ bạn phải làm, kể cả những nhiệm vụ không quan trọng nhưng làm mất thời gian của bạn. Sau đó sắp xếp các nhiệm vụ đó dựa trên tầm quan trọng và tính cấp thiết của chúng.
- Khẩn cấp và quan trọng (nhiệm vụ cần phải làm ngay lập tức).
- Quan trọng nhưng không phải khẩn cấp (nhiệm vụ được lên kế hoạch để làm sau).
- Khẩn cấp nhưng không quan trọng (nhiệm vụ nên bàn giao cho người khác).
- Không khẩn cấp cũng không quan trọng (nhiệm vụ phải được loại bỏ).
Điều tuyệt vời nhất của ma trận Eisenhower là nó hoàn toàn có thể sử dụng cho cả những kế hoạch lớn ( kế hoạch cho cả tuần ) cũng như những kế hoạch nhỏ hơn ( kế hoạch trong ngày ).
Ma trận Eisenhower
Cấp độ 1 (P1): Quan trọng, khẩn cấp
Ở Lever này, việc làm được ưu tiên số 1, phải làm ngay. Gồm 3 loại việc :
- Xảy ra không đoán trước được: Bệnh tật, cuộc họp khẩn cấp, nhiệm vụ bất ngờ, các cuộc điện thoại quan trọng, email công việc…
- Đoán trước được: Cuộc họp đã lên kế hoạch trước, họp định kỳ, sinh nhật người thân, đám cưới bạn bè…
- Do trì hoãn để tới sát hạn chót: Làm báo cáo, làm bài thuyết trình, kiểm tra…
Chúng ta thường không tránh được loại 1, 2. Nhưng với loại thứ 3, trọn vẹn hoàn toàn có thể giảm thiểu chúng bằng cách chuyển thành việc P2. Và nếu những bạn không muốn gánh nhiều áp lực đè nén thì hãy tập thói quen để xóa khỏi loai việc này trong P1.
Cấp độ 2 (P2): Quan trọng, không khẩn cấp
Để quản lý thời gian tốt, bạn hãy dành nhiều thời gian cho ô này. Chúng thường không khẩn cấp, nhưng sẽ tích góp dần để giúp bạn đạt được thành tựu mong ước. Nếu bạn đang thao tác P2 và có việc P1 Open thì hãy triển khai xong việc P1 trước. Sau khi bạn xử lý xong những việc P1, bạn liên tục hoàn thành xong việc P2. Nên để việc P2 hình thành như một thói quen !
Cấp độ 3 (P3): Không quan trọng, khẩn cấp
Những việc này chẳng có gì quan trọng, nhưng chúng lại bất ngờ đột ngột Open khiến bạn không hề trấn áp được. Bạn phải tìm cách xử lý những việc này càng nhanh càng tốt. Nếu không, hãy học cách khước từ và kết thúc chúng một cách nhã nhặn.
Cấp độ 4 (P4): Không quan trọng, không khẩn cấp
Bạn nên cắt giảm tối đa thời gian cho ô này, chỉ nên dành dưới 5 % thời gian của bạn cho P4. Chúng tiêu tốn thời gian của bạn mà không đem lại quyền lợi gì đáng kể.
Khi bạn chuẩn bị làm 1 việc thuộc nhóm P4 hãy tự hỏi những câu như: Xem cái này để được gì? Xem cái này có giúp mình chinh phục được mục tiêu không? Chơi game này có giúp mình học giỏi hơn không? Mình có nhất thiết phải xem phim này không?
Cách phân chia thời gian tương thích với những Lever của ma trận Eisenhower
P1: ~15% – 20%
P2: ~60% – 65%
P3: ~10% – 15%
P4: < 5%Tóm lại
Ma trận Eisenhower là một chiêu thức quản lý thời gian tương thích với những người có tiềm năng nhưng không khi nào đạt được vì không có đủ thời gian. Với Eisenhower, bạn sẽ biết cách nhìn nhận lại những trách nhiệm ưu tiên của mình. Đồng thời học cách tập trung chuyên sâu vào những gì quan trọng hơn là sự khẩn cấp giả tạo. Bạn sẽ không khi nào phải căng mình để xử lý một mớ việc làm hỗn độn nữa.
Một số phương pháp quản lý thời gian khác cho bạn
5/5 – ( 5 bầu chọn )
Source: https://thaiphuongthuy.com
Category : Blog
