Hướng dẫn cách viết Email bằng tiếng Anh chuyên nghiệp

A. Kiến thức cấn biết khi viết Email bằng tiếng Anh chuyên nghiệp

Bố cục khi viết Email bằng tiếng Anh chuyên nghiệp

1. Greeting ( Chào hỏi )Bắt đầu với phần “ mở màn ” chào hỏi, ta hoàn toàn có thể sử dụng mẫu câu sang chảnh và nhã nhặn sau đây :Dear + title ( tên tuổi ) + surname ( họ )

Ví dụ: Dear Mr| Ms| Mrs Parker.

Bạn có khi nào vướng mắc liệu nên dùng Ms hay Mrs không ? Ta thường dùng Ms so với phụ nữ độc thân, và Mrs so với phụ nữ đã có mái ấm gia đình nhé

Trong trường hợp bạn không biết tên hay giới tính của người nhận thì chúng ta có thề sử dụng Dear Sir/madam.

2. Opening comment ( Lời mở màn )Phần Opening comment thường là những câu hỏi thăm về tình hình sức khỏe thể chất hoặc tình hình hiện tại của người nhận. Trong trường hợp người nhận là người bạn ít hoặc không quen biết nhiều, bạn hoàn toàn có thể sử dụng những mẫu câu đơn thuần để hỏi thăm nhưng không có mục tiêu trả lời như :

  • How are you ?
  • How are things ?

Hoặc là những câu chúc đơn thuần và thông dụng với cấu trúc ‘ I hope ’ :

  • I hope you are doing well. (Hy vọng cô vẫn khỏe);

  • I hope you have a nice weekend. (Hy vọng là cô có một kỳ nghỉ cuối tuần vui vẻ).

  • I hope this email finds you well (Hy vọng email này đến tay bạn lúc bạn đang vui vẻ, mạnh khỏe)

Nếu người nhận email là người quen hoặc bạn và người đó đã có liên lạc với nhau trước đó, bạn hoàn toàn có thể mở màn bằng những lời hỏi thăm về những việc làm mà người đó đã làm trong thời hạn vừa mới qua, hoặc những lời chúc cho những dự án Bất Động Sản sắp tới của họ. Hoặc đơn thuần là vấn đáp cho câu hỏi mà người đó đã hỏi bạn trong email lần trước .3. Introduction ( Giới thiệu )Trong phần này, tất cả chúng ta sẽ nêu rõ nguyên do vì sao tất cả chúng ta viết email này, do đó tùy vào từng trường hợp đơn cử mà tất cả chúng ta có cách khởi đầu email theo nhiều cách khác nhau. Để vào thẳng mục tiêu của email, những bạn hoàn toàn có thể mở màn bằng cụm từ đơn thuần sau đây :

  • I am writing to + verb… (tôi viết email này để …)

Chúng ta không nên sử dụng từ viết tắt như I’m trong một văn phong trang trọng và lịch sự, thay vì đó ta nên ghi rõ:

  • I am writing to ask for the information about the English courses. (Tôi viết email này để yêu cầu quý vị cung cấp thông tin về khóa học tiếng Anh);

  • I am writing to check if everything is ready for the launch of the product. (Tôi viết email này để kiểm tra mọi thứ đã sẵn sàng cho việc tung ra sản phẩm mới chưa).

Đối với những mối quan hệ xã giao, ta nên dùng câu hỏi / câu nói gián tiếp và dùng câu hỏi / câu nói trực tiếp cho những mối quan hệ thân thương hơn. Ngoài ra những bạn hoàn toàn có thể dùng những từ cho cấu trúc trên như

  • I am writing to + complain/ explain/ confirm/ apologize.

Để đa dạng cách viết, ta có thể dùng “I would like to…” thay cho “I am writing to…”. Đặc biệt, trong tình huống không cần quá trang trọng, các bạn có thể dùng đơn giản như “I just want to…”

4. Mainpoint ( Nội dung chính )Đến đây, bạn đã hoàn toàn có thể trình diễn rõ ràng hơn, nội dung chi tiết cụ thể để giải bày cho lí do viết email phía trên. Bởi đây là email nên tất cả chúng ta cần nêu yếu tố càng ngắn gọn, xúc tích càng tốt. Nếu nội dung quá lan man, bạn sẽ khiến người đọc bồn chồn khi không hề nắm được ý chính bạn muốn nói đến là gì .Ví dụ như bạn đang viết một bức email gửi cho thầy cô ở trường để xin vắng học trong hôm đó, sau khi trình diễn lí do viết email, hãy nói rõ bạn xin nghỉ phép vào ngày nào, buổi học nào và lí do tại sao bạn vắng học vào ngày hôm đó. Nếu có thêm thông tin, bạn cũng chỉ cần đưa ra một lời cam kết ngắn gọn bạn sẽ hỏi lại bài vừa đủ trước khi đến lớp vào hôm sau .Tất nhiên, một bức email cũng giống như một câu truyện bạn kể nhằm mục đích thuyết phục người nhận đảm nhiệm được thông tin, yếu tố và trả lời trao đổi nếu cần. Khác biệt một chỗ là câu truyện trong email chỉ nhu yếu những thông tin chính, đầu mục chính để người nhận thuận tiện theo dõi. Hãy vận dụng vốn câu từ tiếng Anh của chính bạn để phát minh sáng tạo theo văn phong riêng của mình nhé .Lưu ý nếu như bạn có sử dụng lại những cụm từ dùng trong văn phong sang chảnh như DOL đã gợi ý bên trên, bạn cũng nên hạn chế và đọc lại một lần nữa trước khi gửi để bảo vệ câu từ mềm mịn và mượt mà và tự nhiên nhất hoàn toàn có thể nhé .5. Concluding sentence ( Lời kết )Đừng quên chào lại một lần nữa ở cuối thư. Tất nhiên, cách chào lúc này sẽ khác với phần mở màn thư vì bạn cần kết lại nội dung của cả thư hoặc “ nhắc nhở ” người nhận phản hồi lại thư của mình. Bạn hoàn toàn có thể chọn 1 số ít cách sau đây để kết thúc 1 email bằng tiếng Anh :

  • Let me know if you need anymore information. (Hãy cho tôi biết nếu anh cần thêm thông tin);

  • Please get back to me as soon as possible. (Hãy trả lời email sớm nhất có thể nhé);

  • I look forward to hearing from you soon. (Tôi rất mong sớm nghe tin từ bạn);

  • Feel free to contact me if you need further information. (Đừng ngại liên hệ với tôi nếu anh cần thêm thông tin nhé).

Hoặc bạn hoàn toàn có thể dùng “ Please do not hesitate to contact me … ” để thay thế sửa chữa cho “ Feel không lấy phí to contact me … ” Trong trường hợp văn phong thư cần sang trọng và quý phái hơn nữa, bạn còn có thêm những lựa chọn sau đây :

  • Should you need any further information, please do not hesitate to contact me. (Nếu có bất kỳ vấn đề gì, xin đừng ngần ngại liên hệ với tôi);
  • I trust the above detail resolves your queries. Please feel free to contact us if we can be of further assistance. (Tôi hy vọng email này đã giải đáp thắc mắc của bạn. Nếu chúng tôi có thể giúp đỡ gì thêm, xin hãy liên hệ);

  • Please reply once you have the chance to… (Xin hãy hồi âm ngay khi bạn đã…);

  • We appreciate your help in this matter and look forward to hearing from you soon. (Rất cảm ơn sự giúp đỡ của bạn và mong nhận được hồi âm sớm).

6. Sign off (Ký tên)

Để kết thúc email, ta sẽ cần chú ý quan tâm tới 2 phần nhỏ, đó là những dòng chữ đi kèm và phần họ tên ( chữ kí ) của người gửi thư như sau :

Trường hợp không cần quá trang trọng

  • All the best ;
  • Regards ;
  • Bye .

Trường hợp trang trọng

  • Best regards ;
  • Khi dùng Dear Ms / Mrs + surname ở đầu email thì sử dụng => Yours sincerely ;

Ví dụ:

Yours sincerely;

Nguyen Van An.

Một số lưu ý khi viết email bằng tiếng Anh

DOL sẽ không thể nào tổng hợp được toàn bộ trường hợp sử dụng email trong bài viết này, vậy nên DOL sẽ đưa ra những quan tâm chung để những bạn tìm hiểu thêm và vận dụng vào trường hợp riêng của mình nhé :

  • Không viết tắt, đặc biệt quan trọng là với những tư như I am, I will, I have seen, I do not. Bạn nên viết không thiếu để bộc lộ sự sang trọng và quý phái và nhã nhặn ;
  • Không sử dụng tiếng lóng trong tiếng Anh ;
  • Với ngôi thứ nhất nên dùng từ “ would like ” thay cho từ “ want ” ;
  • Không dùng động từ should cho ngôi thứ 2, bạn nên dùng cho ngôi thứ nhất ( như 1 lời khuyên ) ;
  • Câu văn cần ngắn gọn, súc tích, có không thiếu những thành phần của câu ;
  • Chú ý những dấu câu như dấu chấm, dấu phẩy. Hạn chế sử dụng dấu chấm than ( ! ) ;
  • Tuyệt đối tránh : lỗi văn phạm, lỗi chính tả .

<<< Xem thêm >>> 9 câu hỏi phỏng vấn bằng tiếng Anh thông dụng nhất (Kèm câu trả lời)

B. Email mẫu bằng tiếng Anh chuyên nghiệp

Khi đã nắm được hết cấu trúc khi viết email bằng tiếng Anh cơ bản, cùng tìm hiểu thêm một bài mẫu dưới đây để hiểu cách vận dụng trong thực tiễn như thế nào nhé !

November 15, 2018

Ms. Nguyen Thi Minh Hoa

Director of Personnel

ABCD Corporation

cprince\@largebank.com

Dear Ms. Prince,

My name is Nguyen Van An. As I indicated in our telephone conversation yesterday, I would like to apply for the marketing research position you advertised in the November 15 th edition of the Tuoi Tre newspaper. With my undergraduate research background, my training in psychology and sociology, and my work experience, I believe I could make a valuable contribution to ABCD Corporation in this position .In November I will complete my Bachelor of Science in Psychology from the Open University. As part of the requirements for this degree, I am involved in a senior marketing research project that has given me experience interviewing and surveying research subjects and assisting with the analysis of the data collected. I also have completed a course in statistics and research methods .In addition to academic work, my experience also includes working part-time as a bookkeeper in a small independent bookstore with an annual budget of approximately \ USD 150,000. Because of the small size of this business, I have been exposed to and participated in most aspects of managing a business, including advertising and marketing. As the bookkeeper, I produced monthly sales reports that allow the owner / buyer to project seasonal inventory needs. I also assisted with the development of ideas for special promotional events and calculated book sales proceeds after each sự kiện in order to evaluate its success .I believe that the combination of my business experience and social science research training is well-suited to the marketing research position you described. I have enclosed a copy of my resume with additional information about my qualifications. Thank you for your consideration. I look forward to receiving your reply .

Thank you and Best regards,

Nguyen Van An

Vậy là tất cả chúng ta đã đi qua tổng thể những phần thiết yếu nhất để có được một email bằng tiếng Anh chuyên nghiệp và gây ấn tượng. Hy vọng rằng bài viết của DOL hoàn toàn có thể giúp bạn tự biên soạn được một bức email theo văn phong của chính mình dựa theo cấu trúc cơ bản nhất để lôi cuốn người đọc và biểu lộ tốt thông điệp mình gửi gắm .Đừng quên thanh tra rà soát và đọc lại thật kĩ email của mình một lần nữa trước khi nhấn nút gửi cũng như kiểm tra những tài liệu tương quan đã được đính kèm hay chưa, để tránh những sai lầm đáng tiếc đáng tiếc nhất là so với một email quan trọng .

Hãy xem các bài viết khác của DOL English để hiểu hơn về các viết tiếng Anh sao cho tự nhiên nhất nhé. Chúc bạn thành công!

Source: https://thaiphuongthuy.com
Category : Blog

Related Posts

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai.